Als je dagelijks gebruik maakt van webmail, dan weet je dat het beheren van je e-mails soms een tijdrovende klus kan zijn. Het kan lastig zijn om prioriteiten te stellen, je inbox georganiseerd te houden en om alle e-mails op tijd te beantwoorden. Gelukkig zijn er een aantal slimme trucs die je kunt toepassen om meer gedaan te krijgen met webmail. In deze blogpost delen we 5 handige tips.
Gebruik labels en filters
Een van de beste manieren om je inbox georganiseerd te houden, is door labels en filters te gebruiken. Met labels kun je e-mails categoriseren en zo snel terugvinden wat je nodig hebt. Filters kun je gebruiken om inkomende e-mails automatisch te sorteren en te markeren, bijvoorbeeld op basis van de afzender of het onderwerp. Hierdoor kun je snel de belangrijkste e-mails eruit pikken en je concentreren op wat echt belangrijk is.
Maak gebruik van sneltoetsen
Als je regelmatig e-mails verstuurt en beantwoordt, dan kan het gebruik van sneltoetsen je veel tijd besparen. Met sneltoetsen kun je bijvoorbeeld snel een nieuwe e-mail opstellen, een e-mail markeren als belangrijk of archiveren. De meeste webmaildiensten bieden een overzicht van de beschikbare sneltoetsen, zodat je snel aan de slag kunt.
Beperk je e-mailtijd
Een van de grootste uitdagingen bij het beheren van je inbox is het beperken van de tijd die je eraan besteedt. Als je de hele dag door je inbox aan het checken bent, dan gaat er veel tijd verloren. Probeer daarom je e-mailtijd te beperken tot bijvoorbeeld twee of drie vaste momenten per dag. Hierdoor kun je je concentreren op andere taken en hou je meer tijd over voor belangrijke zaken.
Stel automatische antwoorden in
Als je een paar dagen afwezig bent of niet in staat bent om e-mails te beantwoorden, dan kan het handig zijn om automatische antwoorden in te stellen. Hiermee laat je mensen weten dat je afwezig bent en dat je hun e-mail later zult beantwoorden. Hierdoor voorkom je dat mensen onnodig lang moeten wachten op een reactie en kun je later rustig alle e-mails beantwoorden.